Bilan pédagogique et financier : guide complet du BPF 2026

Bilan pédagogique et financier : définition et rôle de l’obligation légale

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un document unique qui synthétise, chaque année, l’activité réelle d’un organisme de formation. Il permet aux autorités administratives de vérifier que les sommes perçues notamment celles issues de la formation professionnelle ont bien été employées conformément aux règles en vigueur. C’est un document de transparence, adressé à l’administration, qui ne se confond pas avec le bilan comptable présenté au tribunal de commerce.

Son fondement juridique est clair. L’article L. 6352-11 du code du travail impose à tout organisme de formation de produire ce bilan annuel. Depuis plusieurs années, la démarche s’effectue exclusivement en ligne : le formulaire est reçu au premier trimestre de chaque année et doit être renvoyé via le portail Mon Activité Formation (MAF). Aucun envoi papier n’est accepté.

Ce que le BPF retrace concrètement

• Emploi des sommes reçues : le BPF retrace l’utilisation des fonds perçus sur l’année écoulée, preuve d’une gestion rigoureuse.
• Activité pédagogique : le document décrit les formations dispensées, les publics accueillis et les moyens mobilisés.
• Contrôle administratif : il constitue la base du dialogue avec le service régional de contrôle (SRC) des DREETS.
• Liste publique : les organismes à jour de leur BPF sont maintenus sur la liste publique des prestataires de formation.

Ce bilan ne doit pas être pris à la légère. Il s’agit d’une obligation légale annuelle, et son absence de transmission expose l’organisme à des sanctions un sujet détaillé plus loin dans ce guide. Pour les nouveaux organismes, il est indispensable d’avoir préalablement obtenu son numéro de déclaration d’activité avant de pouvoir déposer son premier BPF sur MAF.

BPF 2026 : qui doit le déposer et quel calendrier respecter ?

Qui est concerné par le dépôt du BPF ?

L’obligation de transmission du bilan pédagogique et financier repose sur des critères précis. Il ne suffit pas de dispenser des formations pour être tenu de déposer ce document ; encore faut-il disposer d’un statut reconnu par l’administration.

• Tous les organismes de formation déclarés doivent déposer un BPF chaque année, quelle que soit leur taille ou leur ancienneté.
• Numéro de déclaration d’activité requis : l’organisme doit être enregistré et posséder ce numéro unique délivré par la DREETS ou la DDETS.
• Micro-entrepreneurs dispensés : le régime du micro-entrepreneur n’est pas soumis à cette obligation de dépôt.
• Nouveaux organismes : ils doivent d’abord effectuer leur déclaration d’activité préalable ; leur premier BPF sera exigé à l’issue de leur première année complète d’exercice.

Dates limites et calendrier de la campagne 2026

Le respect du calendrier est essentiel pour éviter tout litige avec les services de contrôle. La campagne de dépôt s’organise chaque année autour de deux temps forts, qui s’articulent avec la remontée des comptabilités traitées par France compétences.

• Campagne MAF ouverte le 2 mars 2026 : la plateforme Mon Activité Formation est accessible pour la saisie du formulaire.
• Campagne DREETS à partir du 1er avril 2026 : les services déconcentrés de l’État activent à leur tour leur portail de réception.
• Dépôt annuel obligatoire : le bilan est à transmettre chaque année, au titre de l’exercice écoulé.
• Décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025 : ce texte a modifié les modalités de transmission et les informations attendues dans le bilan.

En pratique, le formulaire est mis à disposition au premier trimestre de chaque année. Les organismes ayant déjà déclaré reçoivent un courrier de la DREETS contenant le code responsable des accès. Il est vivement conseillé de vérifier dès l’ouverture de la campagne que ces accès sont actifs et à jour, car toute erreur de connexion retarde la procédure et peut faire courir un risque de sanction.

Comment déclarer son BPF sur Mon Activité Formation ?

Depuis la dématérialisation complète de la procédure, le dépôt du bilan pédagogique et financier s’effectue exclusivement en ligne sur le portail Mon Activité Formation (MAF). Plus aucun envoi postal n’est accepté par les services de l’État, ce qui implique de maîtriser quelques étapes clés pour sécuriser sa transmission dans les délais.

Se connecter avec un compte EFP Connect

L’accès au service de télédéclaration passe par la plateforme EFP Connect. C’est le guichet unique qui centralise l’ensemble des démarches des organismes de formation auprès des pouvoirs publics. Une fois connecté, vous retrouvez l’ensemble des formulaires disponibles, dont celui du BPF.

Le code responsable : votre sésame d’accès

Pour ouvrir votre espace, vous devez renseigner votre code responsable des accès. Ce code figure sur le courrier que vous avez reçu de votre DREETS lors de l’enregistrement de votre organisme. Si vous ne le retrouvez pas, une procédure de récupération est prévue directement sur le portail MAF.

Primo-déclarant : création de compte et prise en main

Les organismes qui déposent leur premier BPF doivent commencer par créer un compte via EFP Connect. La procédure requiert le numéro de déclaration d’activité obtenu auprès de la DREETS. Il est conseillé de réaliser cette création plusieurs jours avant la date limite afin d’anticiper les éventuels blocages techniques ou les délais de validation des justificatifs.

• Compte EFP Connect : nécessaire pour toute connexion à MAF
• Code responsable : fourni par la DREETS, indispensable
• Primo-déclarant : création de compte préalable obligatoire
• Organismes connus : procédure identique via l’espace habituel
• Accès actifs : vérifier leur validité avant le début de campagne

Anticiper les accès pour éviter tout retard

Avant l’ouverture officielle de la campagne, prenez le temps de vérifier que vos accès sont actifs et à jour. Un changement de responsable légal, un gérant qui quitte la structure ou un collaborateur qui change de fonction sont autant de situations qui peuvent invalider vos identifiants. Un accès obsolète vous empêchera de déposer votre bilan, et vous serez alors considéré comme non-déclarant, avec les conséquences que cela implique.

La campagne de télédéclaration étant ouverte sur une période limitée chaque année, il est fortement recommandé de ne pas attendre les derniers jours pour vous connecter. Les serveurs peuvent saturer et les services d’assistance technique sont souvent plus sollicités en fin de période.

Remplir le Cerfa du BPF : mode d’emploi et contenu

Notice explicative et formulaire Cerfa : comment s’y retrouver ?

Le formulaire Cerfa du bilan pédagogique et financier n’est pas un document papier que l’on vous envoie par courrier. Il est directement intégré à votre espace sécurisé sur le portail Mon Activité Formation (MAF). Une fois connecté, vous retrouvez le formulaire pré-rempli avec les informations issues de votre dernière déclaration d’activité.

Pour vous accompagner, une notice explicative BPF et des guides utilisateur sont téléchargeables sur le portail. Pensez à les consulter avant de commencer : ils détaillent chaque ligne du formulaire et vous évitent les erreurs de saisie les plus courantes. Le formulaire est divisé en deux grandes parties distinctes : le bilan financier et le bilan pédagogique.

Bilan financier : produits et charges à déclarer

Cette section retrace l’ensemble des sommes reçues et des dépenses engagées pour vos actions de formation sur l’exercice écoulé. Vous devez y déclarer les fonds issus des contrats de formation professionnelle, des conventions de bilan de compétences ou encore des actions de VAE.

Le but est de prouver que les financements perçus ont bien été affectés à l’activité de formation déclarée. Une attention particulière est portée à la cohérence entre les montants déclarés et les justificatifs comptables. La campagne de remontée des comptabilités vers France compétences est un processus distinct, mais il s’appuie sur les mêmes données chiffrées que vous allez saisir ici.

Bilan pédagogique : présenter l’activité de formation

Le volet pédagogique du Cerfa décrit la nature et le volume de votre activité : nombres de stagiaires formés, heures de formation dispensées, catégories de publics accueillis et thématiques enseignées. Cette partie doit refléter fidèlement votre activité pour permettre aux services de l’État d’évaluer l’offre de formation sur leur territoire.

Si vous avez eu recours à la sous-traitance pour certaines sessions, le Cerfa prévoit une ventilation dédiée pour distinguer votre production propre de celle confiée à des prestataires. Soyez précis : les informations fournies servent au calcul de vos indicateurs de performance et alimentent la liste publique des organismes de formation. Une déclaration incomplète ou imprécise peut entraîner un contrôle approfondi de votre activité par le service régional de contrôle (SRC).

Risques et sanctions en cas de non-déclaration du BPF 2026

Omettre de transmettre son bilan pédagogique et financier entraîne une conséquence immédiate : le retrait de la liste publique des organismes de formation. Cette exclusion est lourde de sens, car elle prive la structure de sa visibilité officielle auprès des entreprises et des particuliers, un atout commercial majeur pour tout organisme déclaré.

Au-delà de cette radiation, le service régional de contrôle (SRC) est systématiquement informé de la carence. L’organisme risque alors d’être contacté pour régulariser sa situation. Ce contrôle peut déboucher sur une vérification approfondie de l’activité et des comptes, une perspective délicate si des écarts sont constatés dans l’emploi des fonds.

La meilleure parade reste la prévention : anticiper le dépôt dès l’ouverture de la campagne et vérifier que vos accès au portail Mon Activité Formation sont opérationnels. En cas de difficulté technique ou de doute sur vos obligations, contactez directement votre SRC pour trouver une solution avant tout risque de sanction administrative.